Aujourd’hui, le télésecrétariat trouve tout son sens grâce à la démocratisation du télétravail. C’est un service attrayant permettant à toutes les entreprises de déléguer tout ou une partie du secrétariat téléphonique et certaines tâches administratives. Ces missions sont entreprises par des agences spécialisées dans le domaine ou des travailleurs indépendants.
Mode de fonctionnement d’un service de télésecrétariat
Un service de télésecrétariat ou secrétariat à distance est actuellement une solution prisée par les entreprises. Il se charge de traiter différentes tâches associées au secrétariat à la place de ces dernières. Souvent, les sociétés ont le choix entre externaliser le service auprès d’un télésecrétaire indépendant ou auprès d’une grande agence.
En général, un secrétaire à distance indépendant est en mesure d’assurer les tâches du secrétaire classique depuis son domicile. Certes, il dispose de toutes les compétences nécessaires pour jouer son rôle. Cependant, il ne pourra répondre qu’aux besoins des entreprises de petite taille qui sont moins sollicitées par téléphone et qui traitent peu de dossiers au quotidien.
Les grands groupes, quant à eux, préfèrent collaborer avec les plateformes importantes qui sont souvent dotées d’un service de secrétariat téléphonique et d’agents disponibles pour traiter les différentes tâches administratives. Dans tous les cas, le choix de la solution dépend des besoins des entreprises au quotidien.
Missions et avantages d’un service de secrétariat à distance
En réalité, un service de secrétariat à distance est en mesure d’assurer la gestion de différentes missions. Qu’il soit un professionnel indépendant ou une société spécialisée, les offres peuvent tourner autour de :
- La gestion du secrétariat téléphonique : accueil téléphonique et transfert d’appels ;
- La prise de rendez-vous ;
- La gestion des agendas ;
- La gestion du courrier ;
- La rédaction de comptes-rendus ;
- La saisie comptable ;
- …
En réalité, l’externalisation est bien accessible à tous les profils d’entreprises de tous les secteurs d’activité. D’autant plus qu’elle peut couvrir des besoins variés. Dans tous les cas, le secrétariat à distance offre de nombreux avantages, dont les suivants :
Gain de temps
Les tâches liées au secrétariat téléphonique et administratif sont bien chronophages. Or, les entreprises ont besoin de consacrer 100 % de leur temps à leur cœur de métier. Si elles décident de les traiter en interne, les conséquences pourraient être importantes au niveau de la production. Autant se fier à l’externalisation pour permettre à tous les collaborateurs de l’entreprise de se concentrer plus sur l’atteinte des objectifs en interne et développer les activités. C’est un gain de temps important de se tourner vers le télésecrétariat.
Bénéficier d’une prestation à la carte
La plupart des prestataires de ce service proposent des prestations à la carte. Ce qui permet aux commanditaires de choisir entre une externalisation régulière, ponctuelle ou permanente. Là encore, les tâches à déléguer sont aussi au choix. La flexibilité des offres promet une collaboration sans contrainte.
Le télésecrétariat : à quel prix ?
En réalité, il peut être compliqué d’établir des sommes précises en ce qui concerne les prestations de secrétariat téléphonique à distance. Tout dépend de différents critères. Dans tous les cas, il est plus abordable de collaborer avec une plateforme de télésecrétariat que faire appel à un secrétaire indépendant.
Dans tous les cas, les tarifs sont souvent fixés en fonction de quelques paramètres clés : la charge de travail, les prestations à déléguer, le niveau de difficulté des missions, le délai d’exécution, les charges professionnelles ou fiscales… Mais la plupart des sociétés spécialisées se fient souvent à quelques systèmes de facturation spécifiques comme :
- La facturation au forfait : elle propose un tarif global pour une mission prédéfinie dans le temps.
- La facturation à la tâche : on applique un tarif unitaire sur une tâche en particulier. Mais il peut être multiplié selon la quantité souhaitée.
- La facturation au temps : on fixe un taux horaire surtout pour les missions de longue durée et répétées. La facturation se fait souvent en fin de mois.
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